中小企業の経営者皆様、情報共有って難しいですよね。大丈夫です、そう感じているのはあなただけではありません。中小企業の抱える情報共有の問題とその解決策について掘り下げていきましょう。
【目次】
1：なぜ「情報共有」が大事なのか
2：中小企業の情報共有が難しい理由
3：よくある情報共有の問題 トップ5選
4：情報共有を助けてくれる解決策
5：目的に沿ったツールを選択しましょう
コロナ禍になって早2年がたち、私たちの働き方は大きくシフトしてきました。テレワークの普及、時差出勤の推奨、電子決裁の普及によるペーパーレス化など、ここ2年で一気に世間は変化しています。さらに近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）の流れが進んでいることが、大きく企業のIT化に拍車をかけています。
しかし、これまで会社としてIT化に取り組んでこなかった企業は、そんな中で何から始めていいのかわからないという声もよく聞くようになりました。その場合にまずチェックして欲しいことは「社内でしっかりと情報共有はできているか」ということです。
1：なぜ「情報共有」が大事なのか
そもそもなぜ情報共有をすることが大事なのでしょうか？ ここでは筆者のこれまでの経験から、その理由をいくつか説明していきます
お客様からの信頼を失う
情報共有が行えていない場合、「言った・言わない問題」が増えてしまいます。例えば、製造業の場合、営業部のAさんから生産部のBさんに「とある製品の納期を3日間早めてくれないか」と、電話で伝えたとします。しかし、Bさんは忙しい会議中にとっさにとった電話だったので、すぐに会議に戻り電話のことを忘れてしまいました。その結果、仕事が中に浮いた状態になり、顧客の要求に応えられませんでした。
業務の生産性が落ちる
他にも考えられるのは「仕事の手戻り」です。とあるリノベーションの会社では、営業担当・施工担当・デザイナーがお客様のリノベーションの施工完了に向けて一緒にプロスペクトを進めています。しかし、情報共有がしっかりとできていないと、「デザイナーが聞いていたバスルームのデザインの色が、営業を通して聞いた情報と異なった」という場合は、別の素材を急いで発注する必要があり、素材が来るまでは作業が止まってしまうことになってしまいます。その結果、工数が膨らみ人材リソースの無駄遣いしてしまうのです。
気軽なコミュニケーションが生まれにくい職場になる
多くの仕事はチームで進めることが多いです。日頃からコミュニケーションが取れていない場合、コミュニケーションが取れているチームに比べると、仕事が進めにくいのは想像に難しくないはずです。ちょっとしたことを頼みたいと思った時、仕事が忙しくて回らないので手伝って欲しい時、部下の育成が難しくて同じ役職の人に相談したい場合、誰かに相談できずに抱え込んでしまうことも考えられます。日頃から自己開示をしておくこと、自ら積極的に情報を周りに共有をして、仕事を進めやすい環境を作っておくことは非常に重要です。
2：中小企業の情報共有が難しい理由
それでは、大企業だと円滑なコミュニケーションと完全な情報共有ができているのでしょうか？ 決してそうでは言えないと思います。 しかし、「中小企業は、中小企業独自の抱える構造的な問題によって、情報共有が大企業よりも難しい」と考えられます。
ツールを使いこなすためのリソースが不足しがちである
大企業では情報システム部がITツールの検討をするとき、現場へのニーズのヒアリング、導入の目的の明確化、ツール浸透のためのルール決めなどを十分に行っていくための、十分なリソースがあるケースが多いです。一方で、中小企業ではいわゆる「一人情シス」の会社が多く、ツールの導入・設計のための十分な時間とリソースを確保できないことが多いのです。情報共有にはITツールが有効なのは間違い無いのですが、このような理由から、ツールを入れても使いこなせないと思うことが多く、社内の情報共有が電話や紙などのアナログなままになってしまいます。
これまでのやり方で慣れ切ってしまっている
中小企業の皆様は本当に忙しいです。営業の外回り、作業員の生産ラインでの業務、IT保守担当者のトラブル対応などなど、たくさんの忙しい業務があります。そんな中、新しいツールを導入しようと思うと「これまででも業務は回っているから、別に今のままでいい」「そんな時間はない」と思ってしまうのは自然なことかもしれません。
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3：よくある情報共有の問題 トップ5選
それでは実際に、具体的に情報共有にまつわるどのような問題があるのか、について確認していきましょう。自分の会社にあてはあまるものがないか、確認してみてください。
①誰がどこにいて、何をしているのか、誰もわからない
皆さんは仕事でカレンダーを使っているでしょうか。実は地方を中心にして、外に出て人脈作りをしている社長が今どこにいるかわからないので社内では仕事が進まない、ホワイトボードに行き先を書いてあるものの実際にはどこにいるのかわからない営業担当が多くて連携が取れない、ということがあります。もしカレンダーアプリを社内で使っていれば、誰がどこにいるのかいつでもわかります。
②特定のファイルを、社内の誰が持っているのかわからない
全員で見ておくべきファイルを、個人のローカルPCに入れてしまって他の人が必要な時に見られない、なんてこともありませんか？これまでは自分のPCにエクセルやパワーポイントを入れておく担当者が多かったですが、これからはクラウド型のファイル共有ツールがあればこの問題は一気に解決できます。
③顧客への対応履歴が一元化されず、優れた顧客体験を提供できない
「気づいたら1人の顧客に対し、複数の営業担当がアプローチをかけていて時間を無駄にしている」「以前に自社のサービスを購入してくれた顧客の情報が属人的に管理されているので、顧客対応がうまくできていない」というのもよくある課題です。これには、自社の見込み客〜商談中の顧客〜商品を買ってくれたお客様、といった全ての顧客を管理するCRMツールがあれば解決ができます。
④プロジェクトの進みが遅くなる
先ほどリノベーションの会社の事例でも挙げましたが、情報共有ができていないとプロジェクトが前に進みませんし、手戻りなどの無駄も発生します。メールや電話で連絡をしても、そのメールを探すのが大変だったり、電話では1対1の共有しかできないのが難点です。そこで、カンバン方式でプロジェクトの進捗の見える化を達成できるツールを使うと良いでしょう。
⑤意思決定に時間がかかりすぎる
この備品はすぐに買いたい、顧客に早急に見積もりを提示したいから値引き申請を上司に承認して欲しい、といったケースでも紙の稟議書を毎回作成して、出張からは2日後に帰ってくる上司を待つ、なんてことももありますでしょうか。その場合は、稟議・承認システムを入れればスマホからワンクリックで承認を出せます。
4：情報共有を助けてくれる解決策
これまで、様々な問題点について挙げてきましたが、ここからは解決策に焦点を当てていきます。それぞれのツールによってできることがそれぞれ異なってきますので、十分に吟味をし、ツールの導入を焦らないことが大事です。
CRM
CRMは顧客情報を管理するツールです。今日本での普及率は35％と言われております。様々な機能があるので覚えることは多いですが、しっかりと顧客情報を管理し、優れた顧客体験の提供や顧客データを活用した施策の実行などを行いたい会社には最適なツールです。代表的なツールを以下に挙げておきます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、仕事でLINEを使うイメージで、気軽で素早いコミュニケーションを実現できます。また、LINEとは異なりセキュリティが企業仕様になっているので安心です。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは様々ありますが、おすすめは「カンバン型」のものです。これはドラッグ＆ドロップでタスクボードを動かし、一目でプロジェクトの進捗をわかるようにできます。
グループウェア
グループウェアはカレンダー、稟議承認、ファイル管理、文書管理、メール機能など、ビジネスで基本になる機能が搭載されています。企業によって使いやすさは異なってくるので、導入時は要注意です。
シンプルウェア
5：目的に沿ったツールを選択しましょう
以上、これまで中小企業での情報共有の課題と解決策を述べてきましたが、最後に重要なポイントを説明していきます。
目的にあったツールを選択しましょう
自分たちの課題は何だったのか忘れないようにしましょう。検討を進める中で、なんのためにツールを入れるのかに立ち返ることが大変重要です。
使いやすいツールを選択しましょう
ツールの多機能性に目を奪われて、結局は使いこなせないツールを入れてしまうのは本末転倒です。
そこでシンプルウェア株式会社では、「誰もが簡単に使いこなせるグループウェア：シンプルウェア」を提供しています。できることを簡単にまとめていますのでぜひご覧ください。
皆さんも自分の課題を明確化し、身近な情報共有の改善から始めてみてはいかがでしょうか。
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